So erstellen Sie eine Sorgfaltserklärung (DDS) in Coolset

Last updated: October 1, 2026

Dieser Artikel richtet sich an Betreiber: Unternehmen, die EUDR-Produkte in die EU importieren, aus der EU exportieren oder sie dort erstmals auf den Markt bringen. Er erklärt, was eine Sorgfaltserklärung ist, was Coolset tut und was in TRACES passiert, wie Sie eine DDS aus einer Bestellung erstellen und wie Sie die Erstellung von DDS rund um Ihre Lieferungen und Zollabfertigung planen.

Was ist eine Sorgfaltserklärung (DDS)?

Eine Sorgfaltserklärung (DDS) ist die Erklärung, die ein Betreiber beim EU-Informationssystem (TRACES) einreicht, um zu bestätigen, dass eine Sorgfaltsprüfung durchgeführt wurde und dass von den Produkten kein oder nur ein vernachlässigbares Risiko der Entwaldung oder Illegalität ausgeht.

Eine DDS ist nicht dasselbe wie eine Risikobewertung. Die Risikobewertung ist die Analyse, die Sie in Coolset für jeden Ursprung und Lieferanten durchführen. Die DDS ist die offizielle Erklärung, die in TRACES eingereicht wird, sobald diese Bewertung bestanden wurde. Nach der Einreichung stellt TRACES eine Referenznummer und eine Prüfnummer aus. Ihre Zollanmeldung benötigt die Referenznummer.

Was tut Coolset und was passiert in TRACES?

Coolset erstellt die DDS und reicht sie direkt über die offizielle EU-TRACES-API bei TRACES ein. Sie müssen kein Formular in TRACES ausfüllen, keine Geolokalisierungsdateien hochladen und keine Daten übertragen. Sobald TRACES die DDS akzeptiert, ruft Coolset die Referenznummer und die Prüfnummer ab und zeigt sie auf der Bestellung an.

In Coolset:

  • Sie erfassen Lieferanteninformationen, Ursprungs- und Geolokalisierungsdaten, Legalitätsdokumente und Nachweise über Bestellungen.

  • Sie führen die Risikobewertung pro Bestellung durch und überprüfen das Nachweispaket.

  • Sie erstellen die DDS und reichen sie bei TRACES ein.

  • Sie speichern die DDS-Referenz und die Prüfnummer auf der Bestellung und geben sie an verknüpfte Kunden weiter.

  • Sie ziehen eine DDS innerhalb des Änderungsfensters von TRACES zurück. (72 Stunden)

In TRACES (einmalig von Ihnen durchgeführt):

Sie registrieren Ihr Unternehmen mit einem EU-Login-Konto als Betreiber in TRACES. Coolset kann diese Registrierung nicht für Sie durchführen. Klären Sie dies zunächst mit Ihrem Operations- oder Zollteam, da Ihr Unternehmen möglicherweise bereits registriert ist.

Was nicht an TRACES gesendet wird: Ihre Nachweisdateien, Lieferantenfragebögen und Ergebnisse der Risikobewertung verbleiben in Coolset. TRACES erhält nur die von der Verordnung vorgeschriebenen DDS-Daten (siehe nächsten Abschnitt).

Bewahren Sie die Nachweise mindestens 5 Jahreauf, da die zuständige Behörde sie bei einer Prüfung anfordern kann.

Wer ist verantwortlich: Coolset reicht die DDS als Ihr bevollmächtigter Vertreterein. Die DDS nennt Ihr Unternehmen als Betreiber und gibt an, dass Coolset sie in Ihrem Namen eingereicht hat. Ihr Unternehmen bleibt vollständig rechtlich für den Inhalt verantwortlich.

Welche Informationen enthält eine DDS?

Eine DDS enthält die Betreiberdaten, das Produkt, die Menge und den Ursprung. Coolset übernimmt diese Angaben aus Ihrem Unternehmensprofil, der Bestellung und den nachverfolgten Lieferkettendaten:

  • Betreiberdaten: Firmenname, Adresse und Kennung (EORI-Nummer für Importe und Exporte) aus Ihrem Unternehmensprofil in Coolset.

  • Produkt: HS-Code und Produktbeschreibung aus Ihrem Produktkatalog.

  • Menge: Nettomasse in Kilogramm (ohne Verpackung) sowie gegebenenfalls eine ergänzende Einheit (z. B. m³ für Holz) aus der Bestellung.

  • Produktionsland und Geolokalisierung jedes Grundstücks aus den Ursprungsangaben Ihrer Lieferanten.

  • Einfuhrhafen: der EU-Mitgliedstaat, in dem die Waren die Grenze überschreiten, aus der Bestellung.

  • Referenznummern der DDS von Lieferanten, falls ein EU-Lieferant bereits eine DDS für dieselben Waren eingereicht hat.

Bevor Sie beginnen: Was Sie benötigen

Sie können eine DDS nur erstellen, wenn alle erforderlichen Daten vollständig sind. Prüfen Sie zunächst diese vier Punkte:

  1. Ihr Unternehmensprofil ist vollständig. Gehen Sie zum Dropdown-Menü in der oberen linken Ecke und wählen Sie Unternehmensprofil. Tragen Sie Straßenadresse, Postleitzahl, Stadt und eine Kennung ein. Verwenden Sie Ihre EORI-Nummer für Importe und Exporte. Wenn diese Felder leer sind, schlägt die DDS mit dem Grund missing_company_details fehl.

  2. Ihr Unternehmen ist als Betreiber in TRACES registriert. Dies ist der einzige Schritt, der außerhalb von Coolset durchgeführt wird.

  3. Jedes Produkt in der Bestellung verfügt über einen HS-Code und eine Nettomasse.

  4. Die mit der Bestellung verknüpften Bewertungen haben den Status „Bestanden“ oder „Abgemildert“. Coolset ermöglicht es Ihnen nicht, eine DDS für eine Bestellung mit einer fehlgeschlagenen oder unvollständigen Bewertung zu erstellen.

In TRACES erstellen ist nur für den EU-Käufer einer Bestellung verfügbar, die in die EU gelangt. Bei jeder anderen Bestellung ist die Option ausgegraut und die Meldung „Only the EU buyer of an order entering the EU files a new statement. Verify an existing identifier instead.“ wird angezeigt. Verwenden Sie in diesem Fall In TRACES überprüfen , um die DDS zu verknüpfen, die Ihr Lieferant bereits eingereicht hat

So erstellen Sie eine DDS

Sie erstellen eine DDS aus der Bestellung (PO). Jede PO erhält ihre eigene DDS.

  1. Gehen Sie zu Bestellungen und öffnen Sie eine Bestellung mit dem Status Bereit zur Überprüfung und dem Label Nachverfolgt.

  2. Überprüfen Sie die Ursprünge und Bewertungen in der Plattform oder laden Sie das Nachweispaket herunter, um die zugrunde liegenden Dokumente zu prüfen. Als Betreiber sind Sie rechtlich für diese Daten verantwortlich. Prüfen Sie daher die vollständige Kette.

  3. Öffnen Sie den Tab Erklärungen . Bei einer Bestellung ohne DDS wird Noch keine Erklärungenangezeigt.

  4. Klicken Sie auf + Erklärung hinzufügen und wählen Sie In TRACES erstellen.

  5. Die Erklärung zeigt Wird an EU TRACES übermittelt … und anschließend An EU TRACES übermittelt, Details werden erwartet. Sobald TRACES die DDS verfügbar macht, normalerweise innerhalb weniger Minuten, erscheinen die Referenznummer und die Prüfnummer auf der Erklärung.

  6. Die DDS wird nach der Referenz der Bestellung benannt. Sie können sie über das Menü ⋯ umbenennen.

Was passiert, wenn die DDS fehlschlägt?

Wenn TRACES oder Coolset die Einreichung ablehnt, wird auf der Erklärung Fehlgeschlagen mit einem Grund angezeigt. Beheben Sie die Ursache und klicken Sie auf Erneut versuchen. Dadurch wird eine neue Erklärung erstellt und die fehlgeschlagene für Ihre Unterlagen aufbewahrt.

  • missing_company_details: Vervollständigen Sie Ihr Unternehmensprofil (Adresse und EORI).

  • missing_plot_geometry: Ein Ursprung verfügt über keine gültige Geolokalisierung. Bitten Sie den Lieferanten, diese hinzuzufügen.

  • traces_unavailable: TRACES ist vorübergehend nicht verfügbar. Versuchen Sie es später erneut.

  • traces_rejected: TRACES hat die Daten abgelehnt. Prüfen Sie den Grund und korrigieren Sie die Bestell- oder Produktdaten.

  • dds_not_submittable: Die Bestellung erfüllt die oben genannten Anforderungen nicht.

Wann ist ein DDS endgültig, und kann ein Lieferant die Daten noch ändern?

Ein DDS ist endgültig, sobald TRACES die Referenznummer zurückgibt. Wenn Sie ein DDS generieren, friert Coolset die zugrunde liegenden Bewertungs- und Lieferkettendaten ein (pinnt sie). Wenn ein Lieferant seine Daten danach ändert, ändert sich das eingereichte DDS nicht. Sie müssten ein neues DDS generieren, um die neuen Daten einzubeziehen.

Bevor Sie das DDS generieren, können Lieferanten ihre Ursprünge und Dokumente noch aktualisieren. Der Status der Bestellung zeigt Ihnen, wie der aktuelle Stand ist:

  • Warten auf Lieferanten: der Lieferant oder ein weiter oben in der Lieferkette stehender Lieferant muss noch Daten übermitteln.

  • Bereit zur Prüfung: alle Prüfungen wurden bestanden. Sie sind als Nächstes an der Reihe.

  • Abgeschlossen: der Bestellung ist ein DDS zugeordnet.

Kann ich ein DDS zurückziehen oder korrigieren?

Sie können ein DDS innerhalb von 72 Stunden nach Ausstellung der Referenznummer durch TRACES zurückziehen. Öffnen Sie die Erklärung, klicken Sie auf ⋯ > Widerrufen, und Coolset zieht sie in TRACES zurück. Sie wird anschließend so behandelt, als hätte sie nie existiert, und Sie können ein korrigiertes DDS generieren.

TRACES blockiert den Rückzug, wenn die Referenznummer bereits in einer Zollanmeldung verwendet wurde, die Waren bereits in Verkehr gebracht wurden, eine andere DDS darauf verweist oder eine Prüfung durch eine zuständige Behörde läuft. Nach 72 Stunden kann ein DDS nicht mehr geändert werden. Wenn es fehlerhaft ist, verwenden Sie es nicht und generieren Sie ein neues DDS.

Was ist, wenn mein Lieferant bereits ein DDS hat?

Wenn Ihr Lieferant in der EU ansässig ist und bereits ein DDS für die Waren eingereicht hat, fügen Sie dessen DDS zur Bestellung hinzu, anstatt ein eigenes zu generieren. Öffnen Sie die Bestellung, wechseln Sie zum Tab Erklärungen und klicken Sie auf + Erklärung hinzufügen und wählen Sie In TRACES verifizieren. Geben Sie die EU-TRACES-Kennung der Erklärung ein, die Ihr Lieferant eingereicht hat. Coolset prüft die Nummer in TRACES und verknüpft die Erklärung mit der Bestellung. Wenn Sie später Ihr eigenes DDS generieren, werden die Lieferanten-DDS der Bestellung als referenzierte Erklärungen einbezogen.

Wie erhalten meine Kunden meine DDS-Nummer?

Wenn Ihr Kunde Coolset nutzt und Sie dessen Verkaufsbestellung mit Ihrer Bestellung verknüpfen, sieht er die DDS-Referenznummer in seinem eigenen Arbeitsbereich. Sie müssen sie nicht separat senden. Im Rahmen der EUDR müssen Sie die DDS-Referenznummer an Ihren ersten nachgelagerten Kunden weitergeben.

FAQ

  1. Muss ich selbst etwas in TRACES hochladen? Nein. Coolset übermittelt das DDS einschließlich der Geolokalisierung über die TRACES-API. Das Einzige, was Sie in TRACES tun, ist die einmalige Registrierung als Marktteilnehmer.

  2. Wie lange dauert es, bis ich die DDS-Referenznummer erhalte? Normalerweise einige Minuten. Die Erklärung zeigt „Details werden erwartet“, bis TRACES das DDS verfügbar macht.

  3. Warum ist „Generieren in TRACES“ ausgegraut? Entweder ist Ihr Unternehmen nicht der EU-Käufer einer Bestellung, die in die EU gelangt, oder erforderliche Daten fehlen: Unternehmensdaten, ein HS-Code oder eine Nettomasse für ein Produkt oder eine bestandene Bewertung. Der Text unter der Option erklärt, welcher Fall zutrifft. Wenn Ihr Lieferant bereits ein DDS eingereicht hat, verwenden Sie stattdessen In TRACES verifizieren .

  4. Kann ich das DDS in meinem eigenen TRACES-Konto sehen? Ein DDS, das Coolset in Ihrem Namen einreicht, erscheint nicht in der Liste Ihres TRACES-Kontos. Sie können es in TRACES anhand der in Coolset angezeigten Referenznummer und Prüfnummer suchen.

  5. Was passiert, wenn TRACES nicht verfügbar ist? Die Erklärung schlägt mit traces_unavailable fehl. Klicken Sie auf Erneut versuchen sobald TRACES wieder verfügbar ist.