Cómo crear una declaración de diligencia debida (DDS) en Coolset

Last updated: October 1, 2026

Este artículo es para operadores: empresas que importan productos EUDR a la UE, los exportan fuera de ella o son las primeras en comercializarlos en la UE. Explica qué es una declaración de diligencia debida, qué hace Coolset y qué ocurre en TRACES, cómo generar una DDS a partir de una orden de compra y cómo planificar la creación de DDS en torno a sus envíos y al despacho de aduanas.

¿Qué es una declaración de diligencia debida (DDS)?

Una declaración de diligencia debida (DDS) es la declaración que un operador presenta al Sistema de Información de la UE (TRACES) para confirmar que se llevó a cabo la diligencia debida y que los productos no presentan ningún riesgo, o solo un riesgo insignificante, de deforestación o ilegalidad.

Una DDS no es lo mismo que una evaluación de riesgos. La evaluación de riesgos es el análisis que realiza en Coolset sobre cada origen y proveedor. La DDS es la declaración oficial presentada en TRACES una vez aprobada esa evaluación. Después de enviarla, TRACES emite un número de referencia y un número de verificación. Su declaración de aduanas necesita el número de referencia.

¿Qué hace Coolset y qué ocurre en TRACES?

Coolset prepara la DDS y la envía directamente a TRACES a través de la API oficial de TRACES de la UE. No necesita rellenar un formulario en TRACES, cargar archivos de geolocalización ni copiar datos de un sistema a otro. Una vez que TRACES acepta la DDS, Coolset recupera el número de referencia y el número de verificación y los muestra en la orden de compra.

En Coolset:

  • Recopila información del proveedor, datos de origen y geolocalización, documentos de legalidad y pruebas justificativas mediante órdenes de compra.

  • Realiza la evaluación de riesgos por pedido y revisa el conjunto de pruebas.

  • Genera la DDS y la envía a TRACES.

  • Almacena la referencia y el número de verificación de la DDS en la orden de compra y los transmite a los clientes vinculados.

  • Retira una DDS dentro del plazo de modificación de TRACES. (72 horas)

En TRACES (lo hace usted, una sola vez):

Registra su empresa como operador en TRACES con una cuenta de EU Login. Coolset no puede realizar este registro por usted. Consulte primero con su equipo de operaciones o aduanas, ya que es posible que su empresa ya esté registrada.

Lo que no se envía a TRACES: sus archivos de pruebas, cuestionarios de proveedores y resultados de la evaluación de riesgos permanecen en Coolset. TRACES solo recibe los datos de la DDS que exige la normativa (consulte la siguiente sección).

Conserve las pruebas en Coolset durante al menos 5 años, porque la autoridad competente puede solicitarlas durante una inspección.

Quién es responsable: Coolset presenta la DDS como su representante autorizado. La DDS nombra a su empresa como operador y declara que Coolset la presentó en su nombre. Su empresa mantiene toda la responsabilidad legal sobre el contenido.

¿Qué información contiene una DDS?

Una DDS contiene los datos del operador, el producto, la cantidad y el origen. Coolset completa estos datos a partir del perfil de su empresa, la orden de compra y los datos de la cadena de suministro trazada:

  • Datos del operador: nombre de la empresa, dirección e identificador (número EORI para importaciones y exportaciones), de su perfil de empresa en Coolset.

  • Producto: código SA y descripción del producto, de su catálogo de productos.

  • Cantidad: masa neta en kilogramos (sin incluir el embalaje), más una unidad suplementaria cuando corresponda (por ejemplo, m³ para madera), de la orden de compra.

  • País de producción y geolocalización de cada parcela de terreno, a partir de los orígenes de sus proveedores.

  • Puerto de entrada: el Estado miembro de la UE donde las mercancías cruzan la frontera, de la orden de compra.

  • Números de referencia de las DDS de los proveedores, si un proveedor de la UE ya presentó una DDS para las mismas mercancías.

Antes de comenzar: lo que necesita

Solo puede generar una DDS cuando todos los datos obligatorios estén completos. Compruebe primero estos cuatro aspectos:

  1. El perfil de su empresa está completo. Vaya a el menú desplegable de la esquina superior izquierda y seleccione Perfil de empresa. Complete la dirección, el código postal, la ciudad y un identificador. Utilice su número EORI para importaciones y exportaciones. Si estos campos están vacíos, la DDS falla con el motivo missing_company_details.

  2. Su empresa está registrada como operador en TRACES. Este es el único paso que se realiza fuera de Coolset.

  3. Todos los productos de la orden tienen un código SA y una masa neta.

  4. Las evaluaciones relacionadas con la orden de compra tienen el estado Aprobada o Mitigada. Coolset no permite generar una DDS para una orden con una evaluación fallida o incompleta.

Generar en TRACES solo está disponible para el comprador de la UE de una orden que entra en la UE. En cualquier otra orden, la opción aparece en gris con el mensaje "Solo el comprador de la UE de una orden que entra en la UE presenta una declaración nueva. Verifique un identificador existente." En ese caso, utilice Verificar en TRACES para vincular la DDS que su proveedor ya presentó

Cómo generar una DDS

Genera una DDS a partir de la orden de compra (PO). Cada PO obtiene su propia DDS.

  1. Vaya a Órdenes de compra y abra una orden con el estado Lista para revisión y la etiqueta Trazada.

  2. Revise los orígenes y las evaluaciones en la plataforma o descargue el conjunto de pruebas para comprobar los documentos subyacentes. Como operador, usted es legalmente responsable de estos datos, así que compruebe toda la cadena.

  3. Abra la pestaña Declaraciones . Una orden sin DDS muestra Aún no hay declaraciones.

  4. Haga clic en + Añadir declaración y seleccione Generar en TRACES.

  5. La declaración muestra Enviando a EU TRACES… y después Enviada a EU TRACES, esperando los detalles. Una vez que TRACES pone la DDS a disposición, normalmente en unos minutos, el número de referencia y el número de verificación aparecen en la declaración.

  6. La DDS recibe el nombre de la referencia de la orden de compra. Puede cambiarle el nombre desde el menú ⋯ .

¿Qué ocurre si falla la DDS?

Si TRACES o Coolset rechaza el envío, la declaración muestra Fallida con un motivo. Corrija la causa y haga clic en Reintentar. Esto crea una nueva declaración y conserva la fallida para sus registros.

  • missing_company_details: complete su Perfil de empresa (dirección y EORI).

  • missing_plot_geometry: un origen no tiene una geolocalización válida. Pida al proveedor que la añada.

  • traces_unavailable: TRACES no está disponible temporalmente. Inténtelo de nuevo más tarde.

  • traces_rejected: TRACES rechazó los datos. Compruebe el motivo y corrija los datos de la orden o del producto.

  • dds_not_submittable: el pedido no cumple los requisitos anteriores.

¿Cuándo es definitiva una DDS y puede un proveedor seguir cambiando los datos?

Una DDS es definitiva en cuanto TRACES devuelve el número de referencia. Cuando generas una DDS, Coolset congela (fija) los datos de evaluación y de la cadena de suministro en los que se basó. Si un proveedor cambia sus datos después, la DDS presentada no cambia. Tendrías que generar una nueva DDS para incluir los nuevos datos.

Antes de generar la DDS, los proveedores todavía pueden actualizar sus orígenes y documentos. El estado de la orden de compra te muestra en qué punto se encuentra:

  • Esperando al proveedor: el proveedor, o un proveedor situado más arriba en la cadena, todavía tiene que enviar los datos.

  • Lista para revisión: todas las comprobaciones se han superado. El siguiente paso es tuyo.

  • Completada: la orden tiene una DDS adjunta.

¿Puedo retirar o corregir una DDS?

Puedes retirar una DDS en un plazo de 72 horas después de que TRACES emita el número de referencia. Abre la declaración, haz clic en ⋯ > Revocar, y Coolset la retira en TRACES. Entonces se trata como si nunca hubiera existido y puedes generar una DDS corregida.

TRACES bloquea la retirada si el número de referencia ya se utilizó en una declaración aduanera, si las mercancías ya se introdujeron en el mercado, si otra DDS hace referencia a ella o si hay una comprobación de una autoridad competente en curso. Después de 72 horas, una DDS no se puede modificar. Si es incorrecta, no la utilices y genera una nueva DDS.

¿Qué ocurre si mi proveedor ya tiene una DDS?

Si tu proveedor está en la UE y ya presentó una DDS para las mercancías, añade su DDS a la orden de compra en lugar de generar la tuya. Abre la orden de compra, ve a la pestaña Declaraciones y haz clic en + Añadir declaración y selecciona Verificar en TRACES. Introduce el identificador de EU TRACES de la declaración que presentó tu proveedor. Coolset comprueba el número en TRACES y vincula la declaración a la orden. Cuando más tarde generes tu propia DDS, las DDS de los proveedores de la orden se incluyen como declaraciones referenciadas.

¿Cómo obtienen mis clientes el número de mi DDS?

Si tu cliente está en Coolset y vinculas su orden de venta con tu orden de compra, verá el número de referencia de la DDS en su propio espacio de trabajo. No tienes que enviárselo por separado. En virtud del EUDR, debes transmitir el número de referencia de la DDS a tu primer cliente posterior en la cadena.

Preguntas frecuentes

  1. ¿Tengo que subir algo a TRACES yo mismo? No. Coolset envía la DDS, incluida la geolocalización, a través de la API de TRACES. Lo único que haces en TRACES es el registro único del operador.

  2. ¿Cuánto se tarda en obtener el número de referencia de la DDS? Normalmente, unos minutos. La declaración muestra que está esperando los detalles hasta que TRACES pone la DDS a disposición.

  3. ¿Por qué aparece en gris la opción Generar en TRACES? Puede que tu empresa no sea el comprador de la UE de una orden que entra en la UE, o que falten datos obligatorios: datos de la empresa, un código SA o la masa neta de un producto, o una evaluación aprobada. El texto situado debajo de la opción explica cuál es el problema. Si tu proveedor ya presentó una DDS, utiliza Verificar en TRACES en su lugar.

  4. ¿Puedo ver la DDS en mi propia cuenta de TRACES? Una DDS que Coolset presenta en tu nombre no aparece en la lista de tu cuenta de TRACES. Puedes buscarla en TRACES con el número de referencia y el número de verificación que se muestran en Coolset.

  5. ¿Qué ocurre si TRACES no funciona? La declaración falla con traces_unavailable. Haz clic en Reintentar cuando TRACES vuelva a estar disponible.