Comment créer une déclaration de diligence raisonnée (DDS) dans Coolset

Last updated: October 1, 2026

Cet article s’adresse aux opérateurs : les entreprises qui importent des produits EUDR dans l’UE, les exportent hors de l’UE ou sont les premières à les mettre sur le marché de l’UE. Il explique ce qu’est une déclaration de diligence raisonnée, ce que fait Coolset et ce qui se passe dans TRACES, comment générer une DDS à partir d’un bon de commande et comment planifier la création des DDS en fonction de vos expéditions et du dédouanement.

Qu’est-ce qu’une déclaration de diligence raisonnée (DDS) ?

Une déclaration de diligence raisonnée (DDS) est la déclaration qu’un opérateur soumet au système d’information de l’UE (TRACES) pour confirmer que la diligence raisonnée a été effectuée et que les produits ne présentent aucun risque, ou seulement un risque négligeable, de déforestation ou d’illégalité.

Une DDS n’est pas la même chose qu’une évaluation des risques. L’évaluation des risques est l’analyse que vous effectuez dans Coolset pour chaque origine et chaque fournisseur. La DDS est la déclaration officielle déposée dans TRACES une fois cette évaluation validée. Après la soumission, TRACES émet un numéro de référence et un numéro de vérification. Votre déclaration en douane doit contenir le numéro de référence.

Que fait Coolset et que se passe-t-il dans TRACES ?

Coolset prépare la DDS et la soumet directement à TRACES via l’API officielle TRACES de l’UE. Vous n’avez pas besoin de remplir un formulaire dans TRACES, de téléverser des fichiers de géolocalisation ou de copier des données. Une fois la DDS acceptée par TRACES, Coolset récupère le numéro de référence et le numéro de vérification et les affiche sur le bon de commande.

Dans Coolset :

  • Vous recueillez les informations sur les fournisseurs, les données sur l’origine et la géolocalisation, les documents de légalité et les justificatifs via les bons de commande.

  • Vous effectuez l’évaluation des risques pour chaque commande et examinez le dossier de justificatifs.

  • Vous générez la DDS et la soumettez à TRACES.

  • Vous enregistrez la référence et le numéro de vérification de la DDS sur le bon de commande et les transmettez aux clients associés.

  • Vous retirez une DDS pendant la fenêtre de modification dans TRACES. (72 heures)

Dans TRACES (effectué par vos soins, une seule fois) :

Vous enregistrez votre entreprise en tant qu’opérateur dans TRACES avec un compte EU Login. Coolset ne peut pas effectuer cet enregistrement pour vous. Vérifiez d’abord auprès de votre équipe des opérations ou des douanes, car votre entreprise est peut-être déjà enregistrée.

Ce qui n’est pas envoyé à TRACES : vos fichiers justificatifs, questionnaires fournisseurs et résultats de l’évaluation des risques restent dans Coolset. TRACES reçoit uniquement les données de la DDS requises par la réglementation (voir la section suivante).

Conservez les justificatifs dans Coolset pendant au moins 5 ans, car l’autorité compétente peut les demander lors d’un contrôle.

Responsabilité : Coolset soumet la DDS en tant que votre représentant autorisé. La DDS désigne votre entreprise comme opérateur et indique que Coolset l’a soumise en votre nom. Votre entreprise conserve l’entière responsabilité juridique de son contenu.

Quelles informations contient une DDS ?

Une DDS contient les informations sur l’opérateur, le produit, la quantité et l’origine. Coolset les renseigne à partir du profil de votre entreprise, du bon de commande et des données de la chaîne d’approvisionnement tracée :

  • Informations sur l’opérateur : nom de l’entreprise, adresse et identifiant (numéro EORI pour les importations et exportations), à partir de votre Profil de l’entreprise dans Coolset.

  • Produit : code SH et description du produit, à partir de votre catalogue de produits.

  • Quantité : masse nette en kilogrammes (hors emballage), ainsi qu’une unité supplémentaire le cas échéant (par exemple m³ pour le bois), à partir du bon de commande.

  • Pays de production et géolocalisation de chaque parcelle, à partir des origines de vos fournisseurs.

  • Point d’entrée : l’État membre de l’UE où les marchandises franchissent la frontière, à partir du bon de commande.

  • Numéros de référence des DDS des fournisseurs, si un fournisseur de l’UE a déjà déposé une DDS pour les mêmes marchandises.

Avant de commencer : ce dont vous avez besoin

Vous ne pouvez générer une DDS que lorsque toutes les données requises sont complètes. Vérifiez d’abord ces quatre éléments :

  1. Le profil de votre entreprise est complet. Accédez au menu déroulant dans le coin supérieur gauche et sélectionnez Profil de l’entreprise. Renseignez l’adresse, le code postal, la ville et un identifiant. Utilisez votre numéro EORI pour les importations et exportations. Si ces champs sont vides, la DDS échoue avec le motif missing_company_details.

  2. Votre entreprise est enregistrée en tant qu’opérateur dans TRACES. Cette étape est la seule à effectuer en dehors de Coolset.

  3. Chaque produit de la commande possède un code SH et une masse nette.

  4. Les évaluations associées au bon de commande sont à l’état Passing ou Mitigated. Coolset ne vous permet pas de générer une DDS pour une commande dont l’évaluation échoue ou est incomplète.

Générer dans TRACES est uniquement disponible pour l’acheteur de l’UE d’une commande entrant dans l’UE. Pour toute autre commande, l’option est grisée et le message suivant s’affiche : "Seul l’acheteur de l’UE d’une commande entrant dans l’UE dépose une nouvelle déclaration. Vérifiez plutôt un identifiant existant." Dans ce cas, utilisez Vérifier dans TRACES pour associer la DDS déjà déposée par votre fournisseur.

Comment générer une DDS

Vous générez une DDS à partir du bon de commande (PO). Chaque PO possède sa propre DDS.

  1. Accédez aux Bons de commande et ouvrez une commande dont le statut est Prêt pour vérification et qui porte le libellé Tracé.

  2. Examinez les origines et les évaluations dans la plateforme ou téléchargez le dossier de justificatifs pour vérifier les documents sous-jacents. En tant qu’opérateur, vous êtes légalement responsable de ces données : vérifiez donc l’intégralité de la chaîne.

  3. Ouvrez l’onglet Déclarations . Une commande sans DDS affiche Aucune déclaration pour le moment.

  4. Cliquez sur + Ajouter une déclaration et sélectionnez Générer dans TRACES.

  5. La déclaration affiche Envoi à EU TRACES… puis Envoyée à EU TRACES, en attente des informations. Une fois la DDS rendue disponible par TRACES, généralement après quelques minutes, le numéro de référence et le numéro de vérification apparaissent sur la déclaration.

  6. La DDS porte le nom de la référence du bon de commande. Vous pouvez la renommer depuis le menu ⋯ .

Que faire en cas d’échec de la DDS ?

Si TRACES ou Coolset rejette la soumission, la déclaration affiche Échec avec un motif. Corrigez la cause et cliquez sur Réessayer. Une nouvelle déclaration est créée et la déclaration en échec est conservée pour vos archives.

  • missing_company_details : complétez votre Profil de l’entreprise (adresse et EORI).

  • missing_plot_geometry : une origine ne possède pas de géolocalisation valide. Demandez au fournisseur de l’ajouter.

  • traces_unavailable : TRACES est temporairement indisponible. Réessayez plus tard.

  • traces_rejected : TRACES a refusé les données. Vérifiez le motif et corrigez les données de la commande ou du produit.

  • dds_not_submittable : la commande ne respecte pas les exigences ci-dessus.

Quand un DDS est-il définitif et un fournisseur peut-il encore modifier les données ?

Un DDS est définitif dès que TRACES renvoie le numéro de référence. Lorsque vous générez un DDS, Coolset fige (épingle) les données d’évaluation et de chaîne d’approvisionnement sur lesquelles il repose. Si un fournisseur modifie ensuite ses données, le DDS déposé ne change pas. Vous devez générer un nouveau DDS pour inclure les nouvelles données.

Avant de générer le DDS, les fournisseurs peuvent encore mettre à jour leurs origines et leurs documents. Le statut de la commande d’achat vous indique où elle en est :

  • En attente du fournisseur : le fournisseur, ou un fournisseur situé plus haut dans la chaîne, doit encore soumettre les données.

  • Prête à être vérifiée : toutes les vérifications sont réussies. C’est à vous d’agir.

  • Terminée : la commande est associée à un DDS.

Puis-je retirer ou corriger un DDS ?

Vous pouvez retirer un DDS dans les 72 heures suivant l’émission du numéro de référence par TRACES. Ouvrez la déclaration, cliquez sur ⋯ > Révoquer, et Coolset le retire dans TRACES. Il est alors considéré comme n’ayant jamais existé, et vous pouvez générer un DDS corrigé.

TRACES bloque le retrait si le numéro de référence a déjà été utilisé dans une déclaration en douane, si les marchandises ont déjà été mises sur le marché, si un autre DDS le référence ou si un contrôle de l’autorité compétente est en cours. Après 72 heures, un DDS ne peut plus être modifié. S’il est erroné, ne l’utilisez pas et générez un nouveau DDS.

Que se passe-t-il si mon fournisseur possède déjà un DDS ?

Si votre fournisseur se trouve dans l’UE et a déjà déposé un DDS pour les marchandises, ajoutez son DDS à la commande d’achat au lieu de générer le vôtre. Ouvrez la commande d’achat, allez dans l’onglet Déclarations , cliquez sur + Ajouter une déclaration et sélectionnez Vérifier dans TRACES. Saisissez l’identifiant EU TRACES de la déclaration déposée par votre fournisseur. Coolset vérifie le numéro dans TRACES et associe la déclaration à la commande. Lorsque vous générez ensuite votre propre DDS, les DDS des fournisseurs associés à la commande sont inclus en tant que déclarations référencées.

Comment mes clients obtiennent-ils mon numéro de DDS ?

Si votre client utilise Coolset et que vous associez sa commande de vente à votre commande d’achat, il voit le numéro de référence du DDS dans son propre espace de travail. Vous n’avez pas besoin de le lui envoyer séparément. En vertu de l’EUDR, vous devez transmettre le numéro de référence du DDS à votre premier client en aval.

FAQ

  1. Dois-je moi-même importer quoi que ce soit dans TRACES ? Non. Coolset soumet le DDS, y compris la géolocalisation, via l’API TRACES. La seule action que vous devez effectuer dans TRACES est l’enregistrement initial de l’opérateur.

  2. Combien de temps faut-il pour obtenir le numéro de référence du DDS ? Généralement quelques minutes. La déclaration indique qu’elle est en attente de détails jusqu’à ce que TRACES rende le DDS disponible.

  3. Pourquoi l’option Générer dans TRACES est-elle grisée ? Soit votre entreprise n’est pas l’acheteur de l’UE pour une commande entrant dans l’UE, soit des données obligatoires sont manquantes : les informations de l’entreprise, un code SH ou la masse nette d’un produit, ou une évaluation réussie. Le texte sous l’option indique laquelle. Si votre fournisseur a déjà déposé un DDS, utilisez Vérifier dans TRACES à la place.

  4. Puis-je voir le DDS dans mon propre compte TRACES ? Un DDS que Coolset dépose en votre nom n’apparaît pas dans la liste de votre compte TRACES. Vous pouvez le rechercher dans TRACES à l’aide du numéro de référence et du numéro de vérification affichés dans Coolset.

  5. Que se passe-t-il si TRACES est indisponible ? La déclaration échoue avec traces_unavailable. Cliquez sur Réessayer une fois TRACES à nouveau disponible.