Como criar uma declaração de diligência devida (DDS) na Coolset

Last updated: October 1, 2026

Este artigo é destinado a operadores: empresas que importam produtos EUDR para a UE, os exportam para fora dela ou são as primeiras a colocá-los no mercado da UE. Ele explica o que é uma declaração de diligência devida, o que a Coolset faz e o que acontece no TRACES, como gerar uma DDS a partir de uma ordem de compra e como planejar a criação de DDS em torno de seus embarques e do desembaraço aduaneiro.

O que é uma declaração de diligência devida (DDS)?

Uma declaração de diligência devida (DDS) é a declaração que um operador envia ao Sistema de Informação da UE (TRACES) para confirmar que a diligência devida foi realizada e que os produtos não apresentam risco, ou apresentam apenas risco insignificante, de desmatamento ou ilegalidade.

Uma DDS não é o mesmo que uma avaliação de risco. A avaliação de risco é a análise que você realiza na Coolset para cada origem e fornecedor. A DDS é a declaração oficial registrada no TRACES depois que essa avaliação é aprovada. Após o envio, o TRACES emite um número de referência e um número de verificação. Sua declaração aduaneira precisa do número de referência.

O que a Coolset faz e o que acontece no TRACES?

A Coolset prepara a DDS e a envia diretamente ao TRACES por meio da API oficial do TRACES da UE. Você não precisa preencher um formulário no TRACES, carregar arquivos de geolocalização nem copiar dados entre sistemas. Quando o TRACES aceita a DDS, a Coolset recupera o número de referência e o número de verificação e os exibe na ordem de compra.

Na Coolset:

  • Você coleta informações do fornecedor, dados de origem e geolocalização, documentos de legalidade e evidências de apoio por meio das ordens de compra.

  • Você realiza a avaliação de risco por pedido e analisa o pacote de evidências.

  • Você gera a DDS e a envia ao TRACES.

  • Você armazena a referência e o número de verificação da DDS na ordem de compra e os repassa aos clientes vinculados.

  • Você retira uma DDS dentro da janela de alteração do TRACES. (72 horas)

No TRACES (realizado por você, uma única vez):

Você registra sua empresa como operadora no TRACES com uma conta EU Login. A Coolset não pode realizar esse registro por você. Verifique primeiro com sua equipe de operações ou alfândega, pois sua empresa pode já estar registrada.

O que não é enviado ao TRACES: seus arquivos de evidências, questionários de fornecedores e resultados das avaliações de risco permanecem na Coolset. O TRACES recebe apenas os dados da DDS exigidos pelo regulamento (consulte a próxima seção).

Mantenha as evidências na Coolset por pelo menos 5 anos, pois a autoridade competente pode solicitá-las durante uma verificação.

Quem é responsável: A Coolset envia a DDS como seu representante autorizado. A DDS identifica sua empresa como operadora e declara que a Coolset a enviou em seu nome. Sua empresa mantém total responsabilidade legal pelo conteúdo.

Quais informações uma DDS contém?

Uma DDS contém os dados do operador, o produto, a quantidade e a origem. A Coolset preenche essas informações a partir do perfil da sua empresa, da ordem de compra e dos dados rastreados da cadeia de suprimentos:

  • Dados do operador: nome da empresa, endereço e identificador (número EORI para importações e exportações), provenientes do seu Perfil da empresa na Coolset.

  • Produto: código HS e descrição do produto, provenientes do seu catálogo de produtos.

  • Quantidade: massa líquida em quilogramas (excluindo a embalagem), além de uma unidade suplementar quando aplicável (por exemplo, m³ para madeira), provenientes da ordem de compra.

  • País de produção e geolocalização de cada parcela de terra, provenientes das origens dos seus fornecedores.

  • Porto de entrada: o Estado-Membro da UE onde as mercadorias cruzam a fronteira, proveniente da ordem de compra.

  • Números de referência das DDS dos fornecedores, caso um fornecedor da UE já tenha registrado uma DDS para as mesmas mercadorias.

Antes de começar: o que você precisa

Você só pode gerar uma DDS quando todos os dados obrigatórios estiverem completos. Verifique primeiro estas quatro coisas:

  1. O perfil da sua empresa está completo. Acesse o menu suspenso no canto superior esquerdo e selecione Perfil da empresa. Preencha o endereço da rua, o código postal, a cidade e um identificador. Use o seu número EORI para importações e exportações. Se esses campos estiverem vazios, a DDS falhará pelo motivo missing_company_details.

  2. Sua empresa está registrada como operadora no TRACES. Esta é a única etapa realizada fora da Coolset.

  3. Todos os produtos do pedido têm um código HS e uma massa líquida.

  4. As avaliações relacionadas à ordem de compra estão como Passing ou Mitigated. A Coolset não permite gerar uma DDS para um pedido com uma avaliação reprovada ou incompleta.

Generate in TRACES só está disponível para o comprador da UE de um pedido que entra na UE. Em qualquer outro pedido, a opção fica desativada com a mensagem "Only the EU buyer of an order entering the EU files a new statement. Verify an existing identifier instead." Nesse caso, use Verify in TRACES para vincular a DDS que seu fornecedor já registrou

Como gerar uma DDS

Você gera uma DDS a partir da ordem de compra (PO). Cada PO recebe sua própria DDS.

  1. Acesse Ordens de compra e abra um pedido com o status Ready For Review e o rótulo Traced.

  2. Analise as origens e avaliações na plataforma ou baixe o pacote de evidências para verificar os documentos subjacentes. Como operador, você é legalmente responsável por esses dados; portanto, verifique toda a cadeia.

  3. Abra a aba Statements . Um pedido sem DDS exibe No statements yet.

  4. Clique em + Add statement e selecione Generate in TRACES.

  5. A declaração exibe Submitting to EU TRACES… e depois Submitted to EU TRACES, awaiting details. Quando o TRACES disponibilizar a DDS, geralmente em poucos minutos, o número de referência e o número de verificação aparecerão na declaração.

  6. A DDS recebe o nome da referência da ordem de compra. Você pode renomeá-la no menu ⋯ .

E se a DDS falhar?

Se o TRACES ou a Coolset rejeitar o envio, a declaração exibirá Failed com um motivo. Corrija a causa e clique em Retry. Isso cria uma nova declaração e mantém a que falhou para seus registros.

  • missing_company_details: complete o seu Perfil da empresa (endereço e EORI).

  • missing_plot_geometry: uma origem não tem uma geolocalização válida. Peça ao fornecedor para adicioná-la.

  • traces_unavailable: o TRACES está temporariamente indisponível. Tente novamente mais tarde.

  • traces_rejected: o TRACES recusou os dados. Verifique o motivo e corrija os dados do pedido ou do produto.

  • dds_not_submittable: o pedido não atende aos requisitos acima.

Quando um DDS é final e um fornecedor ainda pode alterar os dados?

Um DDS é final assim que o TRACES retorna o número de referência. Quando você gera um DDS, o Coolset congela (fixa) os dados de avaliação e da cadeia de suprimentos nos quais ele foi baseado. Se um fornecedor alterar os dados posteriormente, o DDS enviado não será alterado. Você precisará gerar um novo DDS para incluir os novos dados.

Antes de gerar o DDS, os fornecedores ainda podem atualizar suas origens e documentos. O status do pedido de compra mostra em que ponto ele está:

  • Aguardando o fornecedor: o fornecedor, ou um fornecedor mais acima na cadeia, ainda precisa enviar os dados.

  • Pronto para revisão: todas as verificações foram aprovadas. A próxima ação é sua.

  • Concluído: o pedido tem um DDS anexado.

Posso retirar ou corrigir um DDS?

Você pode retirar um DDS em até 72 horas após o TRACES emitir o número de referência. Abra a declaração, clique em ⋯ > Revogar, e o Coolset a retirará no TRACES. Ela será então tratada como se nunca tivesse existido, e você poderá gerar um DDS corrigido.

O TRACES bloqueia a retirada se o número de referência já tiver sido usado em uma declaração aduaneira, se as mercadorias já tiverem sido colocadas no mercado, se outro DDS fizer referência a ele ou se uma verificação da autoridade competente estiver em andamento. Após 72 horas, um DDS não pode ser alterado. Se estiver incorreto, não o utilize e gere um novo DDS.

E se meu fornecedor já tiver um DDS?

Se o seu fornecedor estiver na UE e já tiver enviado um DDS para as mercadorias, adicione o DDS dele ao pedido de compra em vez de gerar o seu próprio. Abra o pedido de compra, vá para a aba Declarações e clique em + Adicionar declaração e selecione Verificar no TRACES. Insira o identificador EU TRACES da declaração enviada pelo seu fornecedor. O Coolset verifica o número no TRACES e vincula a declaração ao pedido. Quando você gerar seu próprio DDS posteriormente, os DDSs do fornecedor no pedido serão incluídos como declarações referenciadas.

Como meus clientes obtêm o número do meu DDS?

Se o seu cliente estiver no Coolset e você vincular o pedido de venda dele ao seu pedido de compra, ele verá o número de referência do DDS em seu próprio espaço de trabalho. Você não precisa enviá-lo separadamente. De acordo com o EUDR, você deve transmitir o número de referência do DDS ao seu primeiro cliente na cadeia de distribuição.

Perguntas frequentes

  1. Preciso fazer algum upload no TRACES? Não. O Coolset envia o DDS, incluindo a geolocalização, por meio da API do TRACES. A única coisa que você precisa fazer no TRACES é o registro único do operador.

  2. Quanto tempo leva para obter o número de referência do DDS? Geralmente, alguns minutos. A declaração mostra que está aguardando detalhes até que o TRACES disponibilize o DDS.

  3. Por que a opção Gerar no TRACES está desabilitada? Ou sua empresa não é a compradora da UE de um pedido que entra na UE, ou estão faltando dados obrigatórios: dados da empresa, um código HS ou massa líquida em um produto, ou uma avaliação aprovada. O texto abaixo da opção explica qual é o problema. Se o seu fornecedor já tiver enviado um DDS, use Verificar no TRACES em vez disso.

  4. Posso ver o DDS na minha própria conta do TRACES? Um DDS que o Coolset envia em seu nome não aparece na lista da sua conta do TRACES. Você pode consultá-lo no TRACES usando o número de referência e o número de verificação exibidos no Coolset.

  5. O que acontece se o TRACES estiver fora do ar? A declaração falha com traces_unavailable. Clique em Tentar novamente quando o TRACES estiver disponível novamente.